Напомним, что в Квартус есть замечательный раздел «Договоры», который мы недавно обновили.
А вы как ведете свой документооборот? На пустографках? Или используете какие-то собственные программы? Или миллион копий документов в Word?

Что такое раздел «Договоры»

Это раздел, в котором можно вести документооборот компании, а также заполнять формы стандартных договоров, чтобы скачивать заполненные документы в формате Word — которые останется только подписать.

Что такое шаблоны договоров?

Шаблон договора в Квартусе — это специально оформленный документ, который является образцом, по которому можно в дальнейшем создавать договоры для клиентов, и в них будут автоматически подставляться некоторые данные.

Как это сделать?

Нужно подготовить и загрузить в CRM шаблоны документов. Для этого надо взять любой типовой договор с клиентом вашей компании, и заменить в нём соответствующие данные на специальные $паттерны$ — по ним система поймёт, что и на что заменять.

Обратите внимание, паттерны чувствительны к регистру! То есть если тут он написан с Заглавной буквы, то и в шаблоне он должен начинаться с Заглавной.

Если вы добавили паттерн, взятый отсюда, а данные автоматически не подтягиваются из CRM — скорее всего, вы неправильно указали паттерн, и система не смогла сопоставить поле в договоре с полем карточки клиента. Если же вы проверили, и на 100% уверены, что с шаблоном и его паттернами всё в порядке — пишите в поддержку, разберёмся.

Паттерны для физических лиц

При вставке их в шаблон договора в документ будут автоматически подгружаться данные из карточки клиента, если он — физическое лицо.

$ФИО Клиента$

$Дата рождения$

$Место рождения$

$Пол клиента$

$Телефон клиента$

$Электронная почта клиента$

Паттерны для паспортных данных

$Тип документа$

$Номер документа$

$Дата выдачи$

$Кем выдан$

$Код подразделения$

$Адрес регистрации клиента$

Паттерны для юридических лиц

То же самое, только для компаний, сотрудничающих с вашим агентством.

$название компании$ — Полное название компании

$юридический адрес$ — Юридический адрес стороны

$фио, подписывающего договор$ — Фамилия, Имя и Отчество подписывающего договор

$должность, подписывающего договор$ — Должность подписывающего договор

$действует на основании$ — Название документа, на основании которого действует сторона (cтатуса, приказа, устава и т.д.)

$банк$ — Полное название банка клиента

$бик$ — Банковский Идентификационный Код

$инн$ — Идентификационный Налоговый Номер стороны

$кпп$ — Код причины постановки на учёт

$к/с$ — Корреспондентский счёт стороны

$огрн$ — Основной Государственный Регистрационный Номер

$окпо$ — Общероссийский Классификатор Предприятий и Организаций

$р/с$ — Расчётный счёт стороны

Паттерны для тех, у кого много разных офисов

Чтобы ими воспользоваться, нужно сначала заполнить данные о своей компании вот тут: https://prnt.sc/jd6yud

$=название организации$

$=официальное название организации$

$=название офиса$

$=официальное название офиса$

$=ОГРН$

$=ИНН$

$=КПП$

$=ОКВЭД$

$=ОКАТО$

$=почтовый индекс$

$=email$

$=телефон офиса$

$=адрес офиса$

$=регион и город офиса$

$=улица и дом офиса$

Можно ли добавить свои паттерны?

Да! Вы можете создать свои поля, и они будут выводиться при создании договора. Разве что информация в них не будут подтягиваться автоматически, потому что система не знает, откуда для них брать данные. Но их можно будет заполнить вручную.

Так, например, добавляется паттерн $Тип документа$ для паспортных данных физических лиц — соответствующее поле не предусмотрено в системе, но если оно есть в шаблоне, то появится и в форме заполнения договора.

Как должен выглядеть шаблон

Мы подготовили для вас примеры файлов, они дадут вам представление о том, как должен выглядеть файл шаблона, и какие данные подставились бы в него.

Вот пример договора:

https://drive.google.com/open?id=1B8l9dtsElTnq97nfoSQwJDbbIHdwIser

Так мог выглядеть документ до его преобразования в шаблон, или так будет выглядеть документ, созданный с помощью шаблона.

Вот пример шаблона:

https://drive.google.com/open?id=1yy90xSPsH3y7aw9wN5BSHIG6cv1RdoXB

Вот так может выглядеть шаблон документа. Кстати, вы можете импортировать его в систему и проверить, как работает наша система документооборота. Потом его можно будет удалить.

Как добавить шаблон в систему

1. Слева выбираем «Договоры»: http://prntscr.com/jd79o3
2. Нажимаем «Новый договор»: http://prntscr.com/jd7a92
3. Выбираем «Добавить тип договора»: http://prntscr.com/jd7atv и указываем данные — название типа договора и файл шаблона;
4. Сохраняем, и при создании будет доступен новый тип договора, с выбранным вами названием.

Как изменить или удалить шаблон договора

1. Слева выбираем «Договоры»: http://prntscr.com/jd79o3
2. Нажимаем «Новый договор»: http://prntscr.com/jd7a92
3. Далее — «Изменить шаблон»: http://prntscr.com/jd7pky
4. В зависимости от задачи, можно удалить шаблон, переименовать его, либо выбрать файл, который заменит собой сохранённый ранее.

Как выглядит работа с договорами в системе

Сначала нужно заполнить данные клиента: http://prntscr.com/jd7i08

Потом создать документ: http://prntscr.com/jd7h6o

Если всё сделано правильно, то как только вы выберете нужный тип договора, получится так: http://prntscr.com/jd80le — часть данных подтянется из карточки клиента, что-то придётся заполнить руками.

Затем просто сохраняете договор, он появится в списке договоров в левом меню, а также добавится к клиенту: http://prntscr.com/jd7ncn

Непонятно

На ваши вопросы ответит поддержка: http://prntscr.com/jd8d9q

При обращении не забудьте указать ссылку на карточку клиента, а также название шаблона договора, с которым возникли проблемы.

Читайте наши странички в соцсетях:
ВКонтакте: https://vk.com/crm_kvartus
Facebook: https://www.facebook.com/kvartus/